Agence VIP Unlimited

Agence VIP Unlimited Agence événementielle et de tourisme d'affaires. Le sur mesure est notre devise. Evasion, Partage, Perfection et sensation! Agence conseil en communication événementielle et voyages d'affaire.
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Fonctionnement normal

05/10/2020

FAUT-IL RENONCER AUX TEMPS FORTS DE COMMUNICATION EN PERIODE DE COVID 19 ?

C’est la question que tout le monde se pose. Alors que la distanciation sociale semble encore devoir durer quelques temps, les événements qui avaient déjà été repoussés à cet automne sont à nouveau en passe d’être décalés. Faut-il pour autant renoncer à rassembler ses publics pour faire passer ses messages importants ? Ça dépend.

Qu’on soit patron, directeur marketing, DRH, directeur de la communication, responsable d’une organisation associative, chacun l’éprouve dans son domaine : il est difficile de réunir ses troupes ou ses publics pour faire passer tous les messages que les événements servent d’ordinaire à véhiculer. Formels et informels. Salons, conférences, séminaires… Le temps des grand-messes semble remis à des jours meilleurs.

Évidemment, il est impossible pour toute organisation d’assumer de faire prendre un risque sanitaire tant à ses salariés qu’à ses publics en les rassemblant physiquement. Un début de parade a été trouvé avec les applications de visioconférences (Zoom, Teams, Livestorm…). Elles permettent de garder un fil de communication « sensible » avec les membres de son organisation. Idéales au quotidien en petit comités, elles montrent cependant leurs limites pour des prises de paroles visant une audience plus large.

Car elles ont des codes et une ergonomie très précise, qui ramènent toute prise de parole se voulant « exceptionnelle » (AG, annonce aux salariés, lancement de produit…) au quotidien du « travail à distance » : image de faible qualité, environnement quotidien…

Pourtant, si l’on soigne la mise en scène de ces rendez-vous, ils peuvent sortir du lot des visioconférences auxquelles nous avons tous assistés. Ils peuvent devenir de vrais « moments de communication ».

Alors quels sont les ingrédients pour créer une prise de parole à distance impactante ?

le lieu.
Un peu de décorum ne fait jamais de mal. Comme on sortait du bureau pour un événement, il faut que la prise de parole, même en vidéo, ait lieu dans un cadre différent. Il ne faut donc pas hésiter à louer un lieu spécialement pour l’occasion : un roof-top, un bel appartement, un endroit prestigieux… Pour que la perception change, il faut que ce qu’on voit à l’image change.

la mise en scène.
Comme le Président de la République qui, à chacun de ses déplacements, parle devant un pupitre et un fond de scène qui récapitulent l’occasion, le lieu et la date, il est important de signifier dans le décor l’importance du jour et du thème de la prise de parole. Marquer le jour et le thème durant toute la prise de parole, c’est l’assurance que celle-ci sera retenue et apparaîtra comme un repère dans un continuum de jours rendu encore plus flou dans une période de travail à distance où il n’y a plus de changement de lieux domicile/travail.

La technique.
Tout ce qui peut éloigner la prise de parole de la routine des outils de travail à distance est bon à prendre. Nous avons changé de décor, il faut aussi changer l’image et le son. Pourquoi se contenter d’une image fixe de moyenne résolution et d’un son qui résonne alors qu’on aura fait l’effort de soigner le décor ?

Il faut que ça se voie. Il faut que les intervenants soient dégagés de toutes les contraintes techniques, qu’ils puissent évoluer pour « casser » l’aspect statique et donc monotone des visioconférences du quotidien. Plusieurs caméras HD confiées à un réalisateur sauront créer un « show » dynamique qui retiendra l’attention : plans larges, plans serrés… mais aussi incrustations dynamiques pour faire apparaître de façon fluide des contenus d’illustration : magnétos (vidéos), graphiques, données, animations en motion design, phrases clés…

Et la question de l’ergonomie et de l’interactivité. Pour une prise de parole événementielle, l’ergonomie des plateformes de visioconférences habituelles (Zoom, Teams, Livestorm…) dans leur configuration de base peut montrer des limites. Avoir les miniatures des participants pour une réunion à 8 c’est sympa, mais pour une conférence à 200, cela devient plus compliqué. Or l’interactivité est un des grands avantages de ces plateformes. Il faut donc la garder mais l’organiser différemment. La qualité d’image liée à leur bande passante peut aussi être une limite. Mais leur sécurité est un grand avantage.

On pourra donc adapter les outils habituels en modifiant leur configuration. Mais aussi créer une page en « pure player » avec un accès sécurisé aux capacités de connexions démultipliées. Autrement dit, développer une page ad-hoc. Cela permettra de ne déployer que les fonctionnalités strictement utiles à la prise de parole « événementielle » en ne s’encombrant pas des autres. On implémentera par exemple un excellent player vidéo acceptant une bande passante HD, mais aussi une zone « d’expression » qui permettra à chacun de réagir en envoyant des contributions qui seront modérées puis affichées en incrustation. Ou encore un module de vote s’il est nécessaire de faire voter des résolutions (lors d’une AG par exemple). Tout est imaginable.

Dernier point, soigner la prise de parole ne peut pas faire de mal. Comme un véritable « show », chaque intervention doit être calibrée, minutée pour que le fond du message ressorte au mieux. Travailler la prise de parole avec une agence spécialisée sera utile. Elle interviendra autant sur la structure globale de la prise de parole, sa scénarisation, que sur l’articulation des messages. Elle pourra aussi aider à la « fabrication » de contenus ad-hoc qui viendront ponctuer la prise de parole : graphiques, vidéos, animations en motion-design. Les consultants de l’agence guideront aussi les intervenants lors des répétitions afin que tout soit parfait au moment L, au moment du Live.

Enfin, envisager le contenu créé pendant le live comme un média durable. Ce qui a été produit pour le live ne disparaît pas quand les caméras s’éteignent et les gens se déconnectent. Tout l’effort investi sur le temps du live (préparation, mise en scène, interventions, contenus additionnels…) a permis la production d’un vrai contenu très structuré et bien réalisé. Ce contenu a donc vocation à vivre une vie en replay sur toutes les plateformes où il sera diffusé. Par exemple tous ceux qui n’auront pu se connecter retrouveront quand ils le souhaiteront « l’événement » dans son intégralité. Le live s’amortit donc sur le temps long. Il devient un outil durable de communication.

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Et si VIP Unlimited transformait vos bureaux ? Que vous rêviez de la plage, d'une station de ski ou encore de la jungle. VIP vous fait voyager !
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📸 : Mobil-home Production

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Pour l'organiser, nous appeler vous devrez.
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07/10/2019
Défi Vélo 2019

211km à vélo. Cela vous semble impossible ? Et pourtant ils l'ont fait pour une bonne cause !
Entraide, dépassement de soi et cohésion les ont porté de Paris à Roubaix.
Et vous, voulez-vous prendre part à la prochaine édition ?
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04/10/2019

Sur les traces du G7…
… Partez à la découverte de Biarritz et vivez un moment unique. Profitez de l'ocean pour faire découvrir les joies du surf à vos collaborateurs.
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A vos marques ! Prets ? Cuisinez !Et si vous vous affrontiez lors d’un cooking challenge ?Réalisez votre aperitif en equ...
02/10/2019

A vos marques ! Prets ? Cuisinez !
Et si vous vous affrontiez lors d’un cooking challenge ?
Réalisez votre aperitif en equipe !
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Direction l’aquitaine, découvrez Bordeaux, ses châteaux et le bassin d’Arcachon.
Une destination parfaite pour vos séminaires.
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25/09/2019

Quelque soit l’âge de votre entreprise, tout anniversaire est bon à célebrer !
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VIP Unlimited, 4 rue du Général Leclerc - 92 200 Neuilly Sur Seine

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